Regulamin uczestnictwa w wyprawach oraz korzystania z serwisu wyprawowego

Paragraf 1 – Definicje

  1. Pod terminami „organizator” oraz „administrator serwisu” używanymi poniżej, rozumie się firmę Bezdroża 4×4, z siedzibą w Pielicach 15, 66-510 Bobrówko. NIP:955-210-93-43, REGON:081132572
  2. Uczestnik – zgłoszony imiennie uczestnik wyprawy lub imprezy.
  3. Załoga – Zgłoszony uczestnik i pasażerowie jadący z nim jednym samochodem, maksymalną wielkość załogi ogranicza dopuszczalna liczba pasażerów określona w dowodzie rejestracyjnym pojazdu.
  4. Roadbook – książka opisująca przejazd wyprawy, zrealizowana w formie piktogramów symbolizujących manewry jakie należy wykonać oraz odległości między nimi.

Paragraf 2 – Wyprawy

  1. Wyprawy organizowane przez organizatora przeznaczone są dla amatorów jazdy terenowej i mają charakter turystyczno-integracyjny.
  2. Uczestnicy wyprawy jadą swoimi samochodami i odpowiadają za ich stan techniczny oraz posiadanie odpowiednich ubezpieczeń i dokumentów uprawniających do ich prowadzenia, jak również przekraczania granic (wizy, zielona karta, ważne badania techniczne, carnet de passage – jeśli jest wymagany).
  3. Kierowcy odpowiadają za bezpieczeństwo swoje i swojej załogi.
  4. Roadbook ma charakter poglądowy, to kierowca zawsze decyduje o podjęciu danego szlaku, biorąc pod uwagę również swoje umiejętności. W razie napotkania miejsc budzących wątpliwości należy się zatrzymać, wysiąść z pojazdu, dokładnie sprawdzić dane miejsce pod kątem możliwości i bezpieczeństwa przejazdu. Zawsze można poradzić się bardziej doświadczonych uczestników wyprawy lub organizatora.
  5. Jeżeli załoga chce nocować w innym miejscu niż opisane w roadbooku należy o tym fakcie bezwzględnie poinformować organizatora, np. telefonicznie.
  6. W razie zignorowania punktu 5, dana załoga zostanie obciążona kosztami jej poszukiwań.
  7. Jeśli wyprawa jest prowadzona roadbookiem każda załoga jedzie własnym tempem, robi postoje w dowolnym momencie. Nie należy zatrzymywać się na wąskich przejazdach lub ostrych wzniesieniach – istnieje ryzyko kolizji z innym uczestnikiem.
  8. Załogi poruszają się po trasie opisanej roadbookiem w małych grupach (max. 2-4 pojazdy) lub jadą wszystkie razem za samochodem organizatora.
  9. Żadnej załodze nie wolno jechać samotnie! W razie zgubienia drogi lub awarii pojazdu, często w miejscach, gdzie nie ma zasięgu telefonii komórkowej taka sytuacja jest niedopuszczalna.
  10. W przypadku kiedy wyprawa jest prowadzona przez organizatora, pkt 4, 5, 6, 7, 8 nie mają zastosowania, natomiast kierowcy wciąż są odpowiedzialni za bezpieczeństwo swoje i swojej załogi, jeśli szlak budzi jakiekolwiek wątpliwości – należy się zatrzymać i poprosić o pomoc.
  11. Przerwy w przejeździe jak i tempo przejazdu są ustalane na bieżąco z organizatorem.
  12. W razie gdy samochód uczestnika ulegnie awarii, której nie uda się naprawić własnymi siłami, jego pojazd zostanie odholowany do najbliższego warsztatu przez organizatora.
  13. Posiadanie sprawnego CB radia oraz nawigacji satelitarnej umożliwiającej podanie pozycji GPS oraz znajdowanie podanych współrzędnych geograficznych w terenie jest obowiązkowe.
  14. Wszystkie załogi będą miały włączone CB radio na kanale 16 (bądź innym ustalonym na odprawie) – wymagają tego również względy bezpieczeństwa. Uczestnik który musi się zatrzymać na trudnym odcinku, bądź wzniesieniu ma obowiązek poinformować innych o tym fakcie.
  15. W razie kłopotów z przejechaniem danego odcinka każda załoga może liczyć na pomoc innych załóg oraz organizatora.
  16. Niszczenie przyrody, jazda pod wpływem alkoholu, poza wyznaczonym szlakiem naraża uczestników na sankcje ze strony lokalnych służb porządkowych i /lub wykluczenie z imprezy.
  17. Zabrania się używania pił spalinowych, wycinania drzew i palenia ognisk w miejscach stwarzających ryzyko pożaru.
  18. Miejsca obozowisk powinny pozostać czyste i wysprzątane.

Paragraf 3 – Opłaty i rozliczenia

  1. 1. Po dokonaniu zgłoszenia udziału poprzez formularz na stronie www, e-mailem lub telefonicznie, zgłoszona załoga ma 5 dni roboczych na wpłacenie opłaty rejestracyjnej określonej na stronie www danej wyprawy lub zlotu, pod rygorem usunięcia zgłoszenia z listy uczestników.
  2. Opłata rejestracyjna podlega zwrotowi wyłącznie w sytuacji, w której wyprawa nie odbędzie się z winy organizatora lub zebrania zbyt małej liczby uczestników.
  3. W przypadku gdy na dany wyjazd nie zgłosi się minimalna liczba uczestników (określona na stronie www) organizator ma obowiązek poinformować zgłoszonych, że wyprawa się nie odbędzie i zwrócić opłaty rejestracyjne lub zaproponować inną stawkę za udział w wyprawie.
  4. Jeżeli na wyprawę zgłosi się minimalna liczba uczestników, ale do wyprawy nie dojdzie, ponieważ nikt nie zgłosił się na miejsce jej rozpoczęcia – opłaty rejestracyjne nie będą zwracane.
  5. 21 dni przed rozpoczęciem wyprawy europejskiej (31 dni przed rozpoczęciem wyprawy na inny kontynent) uczestnik ma obowiązek uiścić całość opłaty za udział w wyprawie, pod rygorem wykreślenia z listy uczestników i przepadku opłaty rejestracyjnej.
  6. Jeżeli na stronie www wyprawy znajduje się harmonogram wpłat cząstkowych (wyłącznie wyprawy transkontynentalne), jego naruszenie również skutkuje wykreśleniem z listy uczestników, bez prawa do zwroty wcześniej wpłaconych kwot.
  7. Jeżeli wyprawa ma pełne obłożenie i status „wyprzedany” na stronie serwisu, organizator informuje o tym uczestników e-mailem i oczekuje wniesienia pełnej opłaty za udział w wyprawie w ciągu 5 dni roboczych od tego momentu, pod rygorem usunięcia z listy uczestników i przepadku opłaty rejestracyjnej.
  8. Organizator, na uzasadniony wniosek Uczestnika, może przenieść opłatę rejestracyjną na inną wyprawę o takiej samej lub wyższej wartości, jednak nie jest do tego zobligowany oraz:
    1. Wyprawa opłacona pierwotnie i ta na którą wpłata jest przenoszona, musi być w założeniu prowadzona przez tego samego przewodnika.
    2. Jeżeli wyprawa na którą przeniesiono opłatę rejestracyjną nie odbędzie się z powodu braku chętnych – opłata zostanie przeniesiona na inną wyprawę.
    3. Wpłaty nie są zwracane, jeśli wyprawa miała status „wyprzedany” przed jej rozpoczęciem.
    4. Wpłata dotyczyła wyprawy na inny kontynent.
    5. Wpłaty cząstkowe wymagane w terminach wg podanego na stronie www harmonogramu (wyłącznie wyprawy transkontynentalne) również nie będą zwracane lub przenoszone na inny termin.
  9. W razie rezygnacji z wyjazdu, Organizator ma prawo domagać się zwrotu poniesionych kosztów, opłat rezerwacyjnych, jeżeli były one wyszczególnione na stronie konkretnej wyprawy.
  10. Organizator rezerwuje noclegi w hotelach lub pensjonatach, na wyjazdy z noclegami oznaczonymi jako „hotele”, Uczestnik zobowiązuje się do pokrycia kosztów wszystkich zarezerwowanych noclegów, nawet w przypadku jeśli z nich nie skorzysta. Organizator dokonuje rezerwacji przez serwis Booking.com, w możliwie najtańszym hotelu/pensjonacie na trasie przejazdu.
  11. Jeżeli załoga nie stawi się w wyznaczonym miejscu spotkania, załodze nie przysługuje prawo do zwrotu wpłaconych kwot.
  12. Ewentualne koszty naprawy pojazdu, noclegów załogi, dalszego holowania pojazdu oraz powrotu załogi uszkodzonego pojazdu do miejsca zamieszkania pokrywa Uczestnik we własnym zakresie.
  13. Koszty uczestnictwa w wyprawie nie są zwracane w razie awarii pojazdu.
  14. Koszty uczestnictwa nie są zwracane, jeśli załoga nie zostanie wpuszczona do kraju docelowego lub kraju leżącego na trasie dojazdowej, bez względu na to, jaki był powód odmowy wjazdu na dane terytorium.
  15. Organizator zaleca wykupienie polis Następstw Nieszczęśliwych Wypadków i Kosztów Leczenia na cały okres wyprawy. Polisy można kupić na stronie www Organizatora lub w dowolnym Towarzystwie Ubezpieczeniowym.
  16. Wynajem samochodów jest możliwy na większość wypraw. Po stronie uczestnika leży obowiązek upewnienia się, czy samochód jest na dany termin dostępny. Po potwierdzeniu  Uczestnik wpłaca podwójną opłatę rejestracyjną – potwierdzającą udział w wyprawie i rezerwującą samochód. Cena wynajmu zależy od czasu trwania wyprawy i ilości dni potrzebnych na dotarcie na miejsce spotkania i powrót. 
  17. Organizator pobiera zwrotną kaucję w wysokości minimum 2500 zł tyt. zabezpieczenia należytego stanu samochodu po okresie najmu. Szczegóły dotyczące wynajmu są zapisane w osobno zawieranej umowie najmu.

Paragraf 4 – Odpowiedzialność, wyłączanie odpowiedzialności, zakaz konkurencji

  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualny uszczerbek na zdrowiu uczestników oraz szkody materialne przez nich wyrządzone.
  2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za samochody uczestników jak i pozostawione w nich jakiekolwiek mienie.
  3. Każdy uczestnik bierze udział w wyprawie na własne ryzyko i ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność cywilna i karną za szkody jakie spowoduje sam lub członkowie jego załogi.
  4. Załoga nie może w jakikolwiek sposób znakować swojego samochodu znakami sugerującymi, że wyprawa w której uczestniczy jest ich autorstwa, pod rygorem wykluczenia z dalszego udziału w wyprawie bez prawa do zwrotu wpłaconych środków.
  5. Rejestrowanie trasy przejazdu jak i późniejsze odstępowanie tego zapisu osobom trzecim jest zabronione, pod rygorem wykluczenia z dalszego udziału w wyprawie bez prawa do zwrotu wpłaconych środków.
  6. Organizator zaleca najwyższą ostrożność podczas używania wyciągarek, lin kinetycznych i podnośników. Pamiętajmy, że udzielenie szybkiej i skutecznej pomocy medycznej z dala od cywilizacji może okazać się niemożliwe.
  7. Najważniejsza jest dobra zabawa i duże pokłady humoru. Traktujcie siebie nawzajem jak i lokalnych mieszkańców z należytym szacunkiem i uśmiechem. Dobra zabawa zależy od dobrej woli wszystkich uczestników, minimum inicjatywy da w efekcie wyjazd zgranej paczki przyjaciół.

Paragraf 5 – Dane osobowe, serwis www, newsletter.

  1. Uczestnik wyraża zgodę na gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystywanie jego danych przez Bezdroża 4×4 z siedzibą w Bobrówku, Pielice 15, teraz i w przyszłości, zgodnie z polskim prawem, w szczególności Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U.Nr 133, poz. 883 z późń. zmianami). Bezdroża 4×4 informują, że Uczestnik ma prawo wglądu do swoich danych oraz ich poprawiania lub usunięcia.
  2. Baza danych zawierająca dane Uczestników jest zgłoszona i nadzorowana przez Generalny Inspektorat Danych Osobowych.
  3. Każde zgłoszenie udziału w dowolnej imprezie lub wyprawie automatycznie dodaje adres e-mail Uczestnika do listy adresowej newslettera. Adres ten można w dowolnym momencie z tej listy usunąć.
  4. Dokonując zgłoszenia udziału w wyprawie lub imprezie Uczestnik wyraża zgodę na wszystkie powyższe punkty, poprzez oznaczenie kratki „TAK” na formularzu zgłoszeniowym.

Życzymy udanej i bezpiecznej wyprawy oraz dobrej zabawy!